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Hacer un inventario en un almacén es una práctica habitual para comprobar la disponibilidad de las mercancías y las ubicaciones en el espacio. Se trata de una tarea fundamental para facilitar la distribución logística.

El inventario es un listado ordenado y detallado de las mercancías que almacena una empresa. Para realizarlo correctamente es clave que el espacio esté organizado y que la mercancía esté debidamente ordenada.

Hay varios factores por lo que se realiza un inventario, pero algunos de los más importantes son para evitar, por ejemplo, desviaciones de producto debido a errores humanos o del sistema, también para que no desaparezcan productos o que el stock se quede obsoleto.

Pero, ¿cómo hacer un inventario de un almacén? En ADJ Taylor somos expertos en esta materia, ya que ofrecemos un servicio de almacenaje de mercancías, para su posterior distribución por transporte marítimo, aéreo o terrestre.

Preparar un inventario de un almacén

La realización de un inventario es clave en un almacén, ya que la precisión y la organización en los flujos de entrada y salida de mercancías es muy importante en estos espacios. A continuación te decimos los aspectos a tener en cuenta a la hora de hacer un inventario en un almacén.

1. Determinar la metodología para realizar el inventario. Hay que comenzar por decidir qué mercancías se van a someter al inventario y cómo se van a calcular (por unidades, volumen, valor económico…). Se pueden organizar por zonas o tipo de productos, pero siempre siguiendo el mismo sistema de codificación. Es importante etiquetar cada estante (salvo que dispongamos de un sistema de almacenamiento caótico) y caja para que la mercancía sea fácil de localizar.

2. Instrucciones para los operarios. Diseñar las diferentes instrucciones para el desarrollo del inventario y compartirlas con los trabajadores. Es importante que cada empleado conozca las tareas que tiene que realizar durante el inventario.

3. Momentos valle. Es aconsejable realizar el inventario en un almacén en el período de menos actividad, para que no atrase el resto de actividades del espacio.

4. Revisión. Es recomendable comprobar el correcto funcionamiento del sistema de señalización que se usa en el almacén como lectores de códigos de barras, etiquetas… En esta fase es recomendable también revisar las distintas herramientas usadas para el inventario.

5. Copia de seguridad. Realizar una copia de seguridad de la base de datos conseguida tras el inventario como medida de prevención.

6. Analiza los datos extraídos tras hacer el inventario. Conseguirás crear una lista de los productos que más tienes en el almacén, y los que menos.

Tipos de inventarios en un almacén

Teniendo en cuenta la periodicidad con que se lleva a cabo el control de mercancías, nos encontramos principalmente con los siguientes tipos de inventarios: 

• Inventario anual. Este procedimiento es el más habitual en compañías que no tienen grandes volúmenes de referencias. El inconveniente es que, al realizarse sólo una vez al año, es complicado tomar medidas para corregir a tiempo algún problema.

• Inventario periódico. Este conteo de referencias se realiza cada cierto tiempo como mensual o trimestral, es la empresa quien determina la frecuencia. Se suelen realizar en las épocas que menos movimiento de mercancías hay en el almacén.

• Inventario permanente. Para esta opción es necesario utilizar un programa específico para hacer el inventario de almacén. Tiene la ventaja que no se necesita efectuar una parada en la actividad.

El objetivo de realizar un inventario en un almacén es llevar un control de todos los productos o mercancía que entran y salen, ajustando las existencias reales a las existencias de los sistemas informáticos que soportan su gestión. En ADJ Taylor realizamos un conteo periódico de las distintas mercancías que tenemos en nuestro espacio, para favorecer nuestro servicio de  almacenaje y la posterior distribución de las distintas mercancías. Así conseguimos la realización de un servicio completo de logística y transporte.

El almacenamiento de mercancías consiste en colocar dentro del espacio del almacén los diferentes productos para su depósito y conservación. La distribución depende de la utilización del espacio disponible y la forma en la que se colocan los productos. 

En el almacenamiento de mercancías se usan diferentes equipos de manipulación y con el claro objetivo de reducir costes y conseguir una mayor optimización de los procesos de almacenaje, desde que entran en el espacio hasta que son enviados a su destino. En ADJ Taylor nos encargamos de todo este proceso, ya que tenemos servicio de almacenamiento de mercancías y transporte marítimo, aéreo y terrestre. Guardamos tus mercancías en nuestro almacén con seguridad 24 horas. 

Métodos de almacenamiento de mercancías 

Dependiendo de cómo se coloquen las mercancías, existen diferentes métodos de almacenamiento, como los siguientes: 

• Almacenamiento ordenado. En este sistema se adjudica un lugar a cada producto. Tiene grandes ventajas como que facilita la manipulación, el control y el recuento del stock, pero cuenta con el inconveniente de que no se aprovecha del todo el espacio del almacén. 
• Almacenamiento desordenado. La mercancía se coloca conforme se vaya recibiendo en los huecos o lugares libres, sin ningún tipo de orden concreto. Su principal ventaja es que permite que se pueda llenar al máximo el espacio del almacén, pero cuenta con el inconveniente de que se tarda más en hacer un control del stock. 
• Almacenamiento a granel. Consiste en colocar la mercancía formando montones adosados a las paredes o en el centro del almacén. Se usa cuando las mercancías no están agrupadas en cajas o unidades de carga. 
• Almacenamiento en bloque. En este tipo de almacenamiento se colocan las mercancías unas junto a otras sin dejar espacios. Así se forman tantos bloques como tipo de  productos haya, se consigue de esta manera que los artículos de la misma referencia estén juntos. 

Las mercancías también pueden distribuirse en función del espacio con que cuente el almacén. Se usan dos sistemas para optimizar esta superficie:

• Almacenaje con pasillos. La mercancía se coloca en paletas, colocando unas sobre otras, dejando entre dos cargas un pasillo de acceso. En este caso el índice de optimización del espacio es de poco más del 30%. 
• Almacenaje sin pasillos. Se realiza formando bloques de productos apilados con o sin paleta o plataforma de apoyo, y de esta manera no existe ningún espacio perdido y es optimizado al 100%, tanto si los objetos se colocan sobre paletas de apoyo o directamente unos sobre otros. 

Otra opción del almacenamiento de las mercancías es en bloques apilados. Consiste formar bloques de productos identificados por una misma referencia. Es un sistema perfecto para utilizar con unidades de carga de gran volumen y de cada referencia se almacenan grandes cantidades. También se aconseja cuando la mercancía está formada por un número reducido de productos. 

Tiene las ventajas de que se aprovecha al máximo la superficie del almacén y que la manipulación y almacenaje se puede hacer sin problema con medios mecánicos sencillos. Pero, tiene los inconvenientes de que no se puede emplear el método FIFO y que se puede producir aplastamiento e inestabilidad en las cargas. 

Ventajas de contar con un buen almacenamiento de mercancías 

Ahora, ya conoces los tipos de almacenamiento de mercancías, y la importancia de tener claro cuál utilizar en cada momento. Una buena organización en un almacén da ventajas como ayuda a la prevención de errores, mejorar el control y la distribución de mercancías y ahorro en los tiempos de almacenamiento y traslado. 

Todas estas características las tenemos claras en ADJ Taylor, donde contamos con una gran optimización en nuestro sistema de almacenaje, para posteriormente ser distribuida la mercancía en el menor tiempo posible y ofrecer un servicio eficaz a nuestros clientes. ¿Te interesa? Descubre todos nuestros servicios de logística y ponte en contacto con nosotros para asesorarte en lo que necesites. 

La gestión de almacenes es un proceso logístico que incluye la recepción, almacenamiento y movimiento de cualquier material dentro del almacén hasta el punto de consumo. Es una parte esencial para un correcto desarrollo de la empresa.

El objetivo principal de una gestión de inventarios y almacenes debe de ser garantizar el suministro de los materiales necesarios por los diferentes departamentos de una forma ininterrumpida. Al mismo tiempo, debe respetar en todo momento los tiempos mínimos necesarios para evitar roturas de stock o pérdidas de servicio. En ADJ Taylor contamos con una gestión de almacenes muy desarrollada y ofrecemos un servicio de almacenaje de mercancías.

Procesos de la gestión de almacenes

La gestión de almacenes está conformada por cinco etapas:

• Recepción: cuando llega la mercancía al almacén es necesario registrar sus datos de identificación, descargarla y verificar que corresponda con la documentación de embarque que la acompaña.
• Almacenaje: una vez identificada la mercancía, es necesario asignarle un lugar determinado en el almacén, según su volumen, su peso y material que la compone.
• Control de inventarios: es necesario saber qué material contiene cada mercancía, donde se ubica en el almacén y a qué traslados están sujetos.
• Elaboración de pedidos: este proceso consiste en la selección y recolección de las mercancías dentro del almacén para formar los pedidos destinados a las entregas.
• Logística de distribución: es el proceso que se encarga del transporte de la mercancías desde el almacén hasta el puerto de salida, optimizando sus costes.
• Embarque: es el procedimiento en el cual se genera la documentación que acompañará a los envíos, es una verificación física para comprobar que los reportes de embarque coincidan con la mercancía.

¿Qué son los sistemas de gestión de almacenes?

El objetivo de utilizar la tecnología es automatizar tareas para agilizar las operaciones. Por ello se empezaron a usar en la logística los sistemas de gestión de almacenes. Son aplicaciones de software que favorecen las operaciones diarias en un almacén. Con ellas se pueden:

• Ubicar los productos fácilmente en el almacén.
• Tener un fácil y mayor control de stock.
• Reducir las tareas administrativas.
• Agilizar el desarrollo de los procesos de logística.
• Mejorar la calidad de los productos y garantizan su integridad.
• Optimizar los costes.
• Reducir los tiempos de procesos.

Para que la implementación del sistema de gestión de almacenes sea correcta hay que centrarse en estos aspectos:

• Es indispensable una fácil integración con el ERP existente de la empresa, para que pueda compartirse sin problemas la información entre uno y otro.
• Asegurar que pueda registrar los códigos de identificación, como los códigos de barras o las etiquetas RFID, esto agilizará el registro de entrada, traslado y salida de las mercancías.
• Es necesario realizar previamente una evaluación de tus procesos en el almacén para eliminar tareas innecesarias y que pueda implementarse el nuevo sistema ágil de gestión de inventarios y almacenes.

Los sistemas de gestión de almacenes en sus inicios únicamente permitían funcionalidades sencillas sobre la ubicación de almacenamiento y el control de inventario. Pero en la actualidad las aplicaciones de este sistema llegan a ser tan complejas que sea necesario personal especializado para su funcionamiento.

Así pues, no hay ninguna duda de las ventajas de la implantación de un sistema de gestión de almacén, con ellos se puede conseguir una mayor rapidez de las entregas, reducción de costes y tiempo de traslado de las mercancías.

En ADJ Taylor tenemos experiencia en traslados aéreos, marítimos y terrestres y almacenaje, lo que nos permite tener implantada una óptima gestión de almacenes. No dudes en contactar con nosotros, te proporcionaremos las soluciones logísticas que necesites.